Имидж АР

Секретарь — лицо учреждения. По его работе, поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность — вот его принципы в работе.

Указанная профессия очень распространена во всем мире,особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается.

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

• административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
• систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;
• основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;
• делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

• обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;
• вести сроковый контроль за поручениями руководства;
• организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное — уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);
• организовывать прием посетителей, устанавливать контакты;
• организовывать и обеспечить работу совещания;
• составлять и оформлять документы с помощью ПК;
• оперативно размножать документы;
• обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта);
• вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа подокументам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме — складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь — от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Деловой стиль 

Основная задача делового офисного стиля — это отражение его статуса. Именно одежда являлась своеобразным кодом, зная который вы сможете многое рассказать о себе, своем характере, показать свой настрой, отношение к окружающим. Известно, что человек в одежде делового стиля добивается намного больших высот, чем человек в джинсах с дырками на коленках. Все дело в одеждо-терапии. Сегодня Вы узнаете, как составить идеальный деловой гардероб, и какие вещи делового стиля обязательно должны быть.

Деловой стиль – это статус и профессионализм

Появление делового стиля в одежде неслучайно. Именно строгий дресс-код наряду с консервативным поведением и манерами позволяет говорить о высоком статусе фирмы или корпорации и её профессионализме. Однако это не значит, что официально-деловой стиль является невыразительным и скучным. Этот стиль чрезвычайно многогранен, если знать все его особенности.

Деловой стиль слабо подвержен влияниям моды и поэтому если и меняется, то весьма незначительно. Скорее можно говорить о добавлении некоторых деталей одежды. Совсем не давно мы представили новый наряд в офисном стиле, и дали советы, как обыграть скучное черное офисное платье деталями.

Первая женская офисная одежда появилась в 30-х гг. и в большинстве случаев она просто копировала мужскую моду. После Первой и Второй мировой войны женщинам приходилось работать наравне с мужчинами. Отсюда изменились и требования к деловой одежде. Однако с тех пор она претерпела значительные изменения.

Деловой стиль одежды можно разделить на подгруппы. При этом существуют так называемые коэффициенты консервативности, которые являются показателем уровнем строгости.

30 правил стиля для собеседования или деловой встречи

Собираясь на собеседование или деловую встречу, мы, как правило, основательно готовимся к ней: собираем факты, строим примерные ответы на потенциальные вопросы и прочее. И в этой суматохе порой забываем про внешний вид. А ведь он не меньше вас сможет рассказать о том, кто вы и к чему стремитесь. Ваш наряд может сообщить о вашей аккуратности, ответственности, сосредоточенности и организованности. Поэтому готовясь к такому важному мероприятию, не забудьте про несколько основных правил, которые подскажут, что одеть на собеседование.

• Предпочтите классический деловой стиль. Именно он, как никакой другой, расскажет о вашем профессионализме. Соблюдайте консерватизм в стиле, цветах одежды и аксессуарах, и вы точно не прогадаете.
• Одежда обязательно должна быть чистой, опрятной и хорошо отглаженной.
• Выбирайте однотонные вещи без ярких рисунков и принтов.
• В деловых костюмах допустима тонкая полоска.
• Делайте упор на натуральных материалах. Блузка – из шёлка или хлопка, костюм — из тонкой шерсти. В этом случае вы будете смотреться более дорого и респектабельно.
• Обдумайте цветовую гамму вашего наряда. Никаких ярких и кричащих цветов типа салатового или малинового. В качестве основы выбирайте тёмно-синий, чёрный, коричневый, бежевый или серый. Для жаркого времени года выбирайте более светлые тона.
• Предпочтите приталенные вещи: жакет, юбку, блузу. Подчёркнутый силуэт ассоциируется с энергичностью и работоспособностью.
• Деловой костюм с юбкой – самый подходящий вариант для собеседования.
• Длина юбки не должна быть выше колен – это деловой стандарт.
• Идеальной классикой считается юбка-карандаш, которая заужена книзу.
• Блузы должны быть пошиты из достаточно плотного материала. Прозрачные ткани не для собеседований и деловых встреч.
• Выбирайте блузы закрытого типа, максимально лаконичные.
• Блуза обязательно должна быть с рукавом, в жару – допустимы рукава на 3/4, но не безрукавки.
• Если вы выбираете блузку в клетку, то помните, что она не должна быть чересчур крупной.
• Очень важно добиться контраста между блузкой и юбкой. Чем он сильнее, тем более динамичнее и решительнее вы выглядите.
• Под пиджак можно также одеть лёгкий шёлковый топ, желательно контрастного цвета.
• На собеседование органично будет выглядеть платье-футляр тёмного оттенка, дополненное пиджаком или жакетом.
• Деловое платье можно носить с узким поясом.
• Никаким декольте, экстравагантным разрезам, а также облегающим платьям на деловой встрече не место.
• В холодное время собеседование допускает брюки/юбку в сочетании с элегантным кардиганом или пуловером.
• Зимой под пиджак можно надеть водолазку, но она должна быть выполнена из качественного материала.
• Брюки не должен быть ни через чур длинными, ни короткими. Одевайте под них нейтральные носки.
• В тон к костюму подберите классические туфли. В жару под брюки допускается надеть босоножки с закрытым носом.
• Оптимальная высота каблука туфель – 5-6 см. Балетки и шпильки абсолютно не впишутся в ваш образ.
• Туфли по тону должны быть темнее вашего костюма или иметь нейтральный цвет.
• Для женщин обязательны колготки, даже если на улице стоит жара.
• Определившись, что одеть на деловую встречу, не забудьте про соответствующие аксессуары: часы, с неярким циферблатом, шарф или платок, небольшие серьги.
• Даже если вы не можете позволить себе дорогой костюм, более дорогие аксессуары: ручка, органайзер, очки – помогут уравновесить образ.
• Дополните образ деловой вместительной сумкой или портфелем из натуральной кожи.
• К созданному стилю выберите советующую причёску: пучок, ракушку, конский хвост.
• И помните, что консерватизм в одежде в деловой сфере вызывает доверие и ассоциируется с авторитетностью и компетентностью.
• Выбирайте прически для деловых женщин.

Формальный деловой стиль одежды

Этот деловой стиль, пожалуй, самый консервативный и наиболее требовательный. Здесь крайне не приветствуется индивидуальность. Для него характерны однотонные ткани спокойного, преимущественно тёмного цвета. Официальный деловой стиль используется для переговоров с иностранными партнёрами, в политике и банковском деле. Кстати, к такой одежде допустимы лишь собранные волосы. Из украшений позволительны шейный платок и ювелирные изделия маленьких размеров.

Формальный деловой стиль одежды — темно синий брючный костюм.

Формальный деловой стиль одежды — черный брючный костюм.

Формальный деловой стиль одежды — черный брючный костюм.

Формальный деловой стиль одежды — черный брючный костюм.

На фото: строгое черное платье сарафан с поясом, белой блузой и светло коричневым пончо.

Управленческо-деловой деловой стиль

Этот стиль имеет меньше ограничений, и он уже подразумевает выражение вашей индивидуальности. В одежде допустимы спокойные рисунки и различные цвета. Для пошива используются разнообразные дорогие ткани, а ювелирные украшения могут быть чуть крупнее.

На фото: Управленческо- деловой стиль — бордовый брючный костюм.

На фото: управленческо-деловой стиль — светлый брючный костюм.

На фото: управленческо- деловой стиль — белый брючный костюм.

Неформальный деловой стиль

Это наименее требовательный стиль в одежде. Очень часто его позволяют носить своим сотрудникам по неформальным пятницам. Весьма приветствуются различные виды тканей, рисунков и цветов. Здесь допустимы водолазки, кардиганы, жакеты и юбки. Однако этот стиль отлично подойдёт и для повседневной жизни: прогулок, шоппинга, похода в кино и пр., так что вы с успехом можете взять его себе на вооружение.

На фото: светло голубые узкие брюки капри и голубая блузка.

На фото: строгое зеленое платье с большим вырезом.

На фото: красная юбка с белой блузой.

На фото: строгое бежевое платье с большим вырезом.

На фото: строгое бежевое платье.

На фото: неформальный деловой стиль — ярко зеленый брючный костюм.

На фото: белая блуза с черными брюками.

На фото: белая блуза с узкими черными брюками.

На фото: белый крдиган с черными узкими брюками.

На фото: строгие юбки с блузами и пальто, строгое платье с поясом и пиджаком, строгие брюки с блузой и пальто.

На фото: неформальный деловой стиль — светлый пиджак с укороченными брюками капри в полоску.

На фото: светлые брюки с белой блузой и серым пальто.

Профессиональные и личные качества помощника руководителя

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т. е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т. к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т. д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.